Contexte
:
L’Ecole de Santé Publique est une entité d’enseignement et de recherche indépendante des facultés située sur le campus hospitalo-facultaire d’Erasme. L’Ecole est constituée de 5 centres de recherche et de 2 départements (1 de l’administration et 1 d’enseignement). L’École organise les enseignements de master, de masters de spécialisation et de l’agrégation à l’enseignement secondaire supérieur en sciences de la santé publique. Elle fait également partie du Pôle Santé (avec les Facultés de Médecine, des Sciences de la Motricité et de Pharmacie).
Fonction :
1. Dirige les services de l’administration facultaire en définissant les procédures de travail, en dirigeant et coordonnant les activités de l’administration facultaire et en veillant à la bonne réalisation de l’ensemble des tâches opérationnelles tout en respectant procédures et échéances ;
2. Garantit le support à l’enseignement et à la recherche au sein de l’Ecole, en étroite collaboration avec les responsables académiques ;
3. Contribue au développement de la stratégie de l’École et en assurer la déclinaison pour l’administration facultaire (discussion avec la Présidence sur les axes stratégiques qu’elle souhaite donner à l’École, y compris le plan de développement facultaire; collaboration et expertise dans les réflexions stratégiques, …) ;
4. Assure les bonnes relations avec l’administration générale (Respect des procédures et des règles communes (mise à jour des différents règlements : ROI, REJ, RGE, …et participation active à divers groupes de travail ou de projets, …). Le DAF est le centre névralgique de l’Ecole dans la mesure où il est le point de contact en Faculté avec l’administration générale et souvent le premier interlocuteur en Faculté et le garant du formalisme des procédures administratives (mise en œuvre de nouvelles législations, de nouveaux règlements ou de nouvelles procédures ; veiller au respect de ceux-ci et des calendriers, …) ;
5. Gère les ressources humaines :
Gestion du personnel ATGS : supervision et coordination du travail de l’administration facultaire (secrétariat du président, secrétariat « étudiants », secrétariat « académique », en ce compris la fixation de l’organisation du travail, la répartition des tâches et le respect de sa bonne exécution en assurant la bonne entente et le soutien de la motivation de l’équipe :
- Évaluation et conduite d’entretiens d’évaluation du personnel administratif, … ;
- Participation active au processus de recrutement dans le PATGS ;
- Plan de développement des compétences professionnelles du personnel ATGS dans le cadre de l’évolution des métiers.
Gestion du cadre facultaire : traiter les aspects administratifs de tout événement de carrière du personnel scientifique et enseignant (vacances de postes, nominations, renouvellements de mandat, promotions, …) dans le respect des procédures et des échéances ;
6. Gère les comptes facultaires ;
7. Assure le secrétariat de nombreuses instances et commissions ;
8. Représente le département ou l’institution dans de nombreuses instances ou groupes de travail internes ou externes.
Profil :
Etre titulaire d'un diplôme de Master (ou équivalent, y compris la réussite au « concours d’accession » de l’ULB), avec une expérience pertinente d’au moins 3 ans.
Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles ni de la Communauté flamande devront en obtenir une équivalence par la FWB : ().
Connaissances et compétences requises :
Compréhension des processus stratégiques de prise de décision ;
Capacité de gestion d’équipe et aptitude à la décision ;
Compétence en gestion des ressources humaines ;
Capacités d’organisation du travail et délégation des tâches entre les membres de l’équipe du secrétariat ;
Connaissance pratique de la gestion de projets ;
Capacité à gérer de multiples projets et échéances, et à hiérarchiser les priorités ;
Compétence en matière de lecture et de correction de textes, y compris de textes légaux et réglementaires ;
Excellentes qualités rédactionnelles et sens de la synthèse ;
Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques en particulier ;
Excellente maîtrise de la langue française (écrite et orale) ;
La connaissance de l’environnement universitaire et des règles de gestion du cadre à l’ULB, y compris les procédures, est un atout ;
La compréhension d’un budget est également considérée comme un atout ;
Bonne connaissance de l’anglais – la connaissance du néerlandais est un atout.
Qualités souhaitées :
Sens du contact et de la communication, capacités relationnelles et aptitude à la médiation ;
Sens des responsabilités (influence et enjeux), leadership naturel, capacité à motiver ;
Créativité, innovation et persévérance dans la recherche de solutions ;
Sens du service et de l’écoute ;
Proactivité au quotidien ;
Attention scrupuleuse à la précision et aux démarches « qualité » ;
Capacités d’analyse, de discernement, et volonté de recherche de solutions ;
Capacité d’anticipation ;
Résistance au stress.
Nous offrons:
Un cadre de travail agréable et convivial.
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire.
Une formation permanente.
Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail notamment).
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise.
Des avantages extra légaux (indemnité télétravail, régime de congé attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
Une institution avec des valeurs sociétales fortes.
